La dématérialisation des registres et assemblées générales
La digitalisation des procédés a amené le législateur à s’adapter aux besoins des sociétés, accélérés par la crise sanitaire. Ainsi, la participation aux assemblées générales d’actionnaires est réservée… aux actionnaires, c'est-à-dire à ceux qui possèdent des actions inscrites en compte d’actionnaire au moment de l’assemblée générale.
Il est désormais possible de digitaliser les comptes d'actionnaires et registres de mouvements de titres afin d'identifier les actionnaires puis de dématérialiser la convocation, la tenue, les décisions, procès-verbaux et registres d'assemblée générales.
La dématérialisation des registres de mouvements de titre
Classiquement, la société doit tenir des comptes individuels d’actionnaires sous forme de feuillets papiers et les remplir de façon manuscrite. Les ordres de mouvements (ODM) sont également édités et remplis puis signés de façon manuscrite. Il en est de même des registres de mouvements de titres (RMT) qui doivent, en plus, être déposés auprès du Greffe du Tribunal de Commerce pour être cotés et paraphés.
Le Dispositif d’Enregistrement Électronique Partagé (DEEP) qui fonctionne sur la blockchain a une valeur juridique équivalente aux registres de mouvements de titres papier depuis l’ordonnance n° 2017-1674 du 8 décembre 2017, surnommée "ordonnance blockchain".
La digitalisation de votre registre de mouvements de titres vous permet :
- de gagner en sécurité : le registre inscrit en DEEP ne peut être altéré, falsifié, détruit ou perdu.
- de gagner en transparence et d’avoir une meilleure visibilité sur la composition du capital social, à la fois sur une base pleinement diluée , consultable en temps réel par les personnes autorisées et mis à jour automatiquement.
La digitalisation des assemblées générales d’actionnaires
En cours de vie sociale, la société devra tenir au moins une assemblée générale par an, l’assemblée générale annuelle au cours de laquelle les associés approuvent les comptes, décident de l’affectation du résultat, approuvent les conventions réglementées ou encore désignent le commissaire aux comptes (CAC).
Avant, le droit des sociétés imposait la présence physique des actionnaires aux assemblées générales. Au fur et à mesure, le droit s’est assoupli pour permettre le vote à distance, par correspondance (c'est-à-dire par courrier) puis par visioconférence, si les statuts de la société le prévoient.
En dématérialisant les assemblées générales, vous avez la possibilité de gagner du temps, de pallier la nécessité d’avoir à trouver des locaux pour une réunion physique, c’est moins coûteux et c’est surtout un choix plus pratique et agile.
Ainsi, tant la convocation que le transmission préalable des documents en vue d’informer les actionnaires, que le vote lui-même et la rédaction du procès-verbal peuvent désormais être dématérialisés.
Quel est le déroulé d’une assemblée dématérialisée ?
Les statuts de la société peuvent autoriser la tenue d’une assemblée générale dématérialisée dans tous les cas ou bien limiter l’usage de la dématérialisation des délibérations des associés à certaines assemblées seulement.
De plus, les actionnaires disposent d’un droit d’opposition à la tenue d’une assemblée générale extraordinaire à distance ou en visioconférence. Dans les sociétés anonymes (SA) un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital pourront exiger la tenue d'une assemblée générale ou les actionnaires sont réunis physiquement.
La dématérialisation des registres des sociétés commerciales renvoie tout d’abord à la convocation des actionnaires aux assemblées par visioconférence ou à distance. Il est en effet nécessaire de convoquer tous les associés avant la tenue de l’assemblée, en respectant un délai minimum (généralement 15 jours), et de leur transmettre les documents nécessaires à leur vote.
La convocation pour la tenue d’assemblées générales par visioconférence peut se faire par lettre simple ou par lettre recommandé avec accusé de réception (LRAR) sous forme électronique.
Une fois l’ensemble des actionnaires convoqués, il faudra s’assurer du quorum, c'est à dire que le nombre d’actionnaires présents ou représentés atteint le quorum requis pour délibérer. L’émargement de la feuille de présence par les actionnaires n’est pas requis. Il est important de maintenir le quorum tout au long de la séance. Dans le cas où un incident technique venait à déconnecter un actionnaire pendant la prise de décisions, les délibérations pourraient ne plus être valables.
Il faut ensuite distinguer le vote électronique à distance pendant la séance et le vote à distance par formulaire électronique.
Dans le premier cas, la société doit mettre en place un site dédié exclusivement au vote par voie électronique en mettant en place une identification sécurisée des actionnaires au préalable. En pratique, les actionnaires vont recevoir leur convocation ainsi qu’un code pour permettre leur identification et l’accès à la plateforme de vote.
Le vote à distance par formulaire électronique est un vote anticipé. Les actionnaires vont recevoir toutes les informations et le formulaire de vote avant la tenue de l’assemblée. Ils pourront participer aux débats le jour de la tenue de l'assemblée et ce même s'ils ont déjà exprimé leur vote
Une fois que les actionnaires ont voté sur les résolutions proposées à l’ordre du jour, les résultats seront comptabilisés automatiquement et un procès-verbal sera généré.
Le procès-verbal (PV) des délibérations doit mentionner que l’assemblée s’est tenue par recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication et faire état de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence lorsqu'il a perturbé le déroulement de l'assemblée. Le procès-verbal dématérialisé suit les mêmes exigences qu’un procès-verbal papier : il synthétise l’ensemble des points abordés durant l’assemblée et établi le résultat des votes et délibérations : adopté ou non, le cas échéant à quelle majorité.
Le PV doit comporter certaines mentions obligatoires : date, lieu de la réunion, mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau de l’assemblée générale, le nombre d'actions participant au vote et le quorum. Le procès-verbal doit en outre être signé électroniquement. Les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage pour une garantie de preuve.
L’ensemble des procès-verbaux sont généralement conservés au sein d’un registre spécial des décisions d’assemblée générale, au format papier. Ce registre peut s’avérer contraignant dans sa gestion, peut être perdu ou détérioré.
Désormais, les registre de présence, de décisions, les signatures, les copies de procès verbaux peuvent se faire sous forme dématérialisée. La signature électronique des copies ou des procès verbaux de délibérations des organes sociaux (Conseil d’administration, Board) des sociétés commerciales peut être également dématérialisée.
En conclusion, tout en assurant la même force probatoire et la même valeur juridique, la dématérialisation des registres des délibérations permet de gagner du temps et de l’efficacité dans la prise de décision, permet plus de flexibilité et offre une sécurité plus élevée à la tenue de l’assemblée et à la conservation des décisions prises.
